Система электронного документооборота SwiftDoc осуществляет автоматизацию делопроизводственной деятельности и документационного обеспечения.
Модули системы:
Регистрация документов
регистрация входящих, внутренних, исходящих документов;
их хранение, обработка, маршрутизация;
автоматическое создание входящего документа на основе исходящего при работе организаций, филиалов, департаментов, подразделений, отделов, кабинетов в едином информационном пространстве.
Контроль дел/поручений
создание процесса поручения и перепоручения на базе входящего и внутреннего документа, поручения группе исполнителей;
контроль за исполнением поручений.
Согласование
регистрация проектных документов;
сложные маршруты, состоящие из чередования параллельных и последовательных этапов согласования;
регистрация документов замещения на время отсутствия согласующего (отпуск, командировка).
Учет обращений граждан – для муниципальных организаций
регистрация обращений граждан реализована согласно методическим рекомендациям, разработанным администрацией президента РФ;
содержит полный типовой общероссийский тематический классификатор обращений граждан, организаций и общественных объединений.
ЭЦП – электронно-цифровая подпись
регистрация документов в системе с подписанием ЭЦП;
прикрепление файлов в документы с подписанием ЭЦП;
создание переходов документов (то есть смена состояния) в процессе согласования с подтверждением ЭЦП.
Взаимодействие с внешними СЭД
поддержка двух форматов ГОСТ Р 53898-2013 (вид доставки МЭДО) и СЭД «Дело» (вид доставки СМЭВ);
прием электронных писем с прикрепленными файлами (документ в соответствующем формате, электронные подписи, прочие документы);
отправка писем с прикрепленными файлами (документ в соответствующем формате, электронные подписи, прочие документы).
Все модули выполняют следующие функции:
формирование отчетов разного уровня сложности в различных разрезах;
упрощение и формализация работы руководства;
формализация и систематизация работы исполнителей;
контроль за несколькими предприятиями в рамках одной системы.
Используя SwiftDoc как руководитель, вы можете:
контролировать в режиме реального времени исполнение поставленных задач;
корректировать поручения, создавать новые;
прикреплять к поручению любые файлы;
определять реальную загруженность исполнителей;
оптимизировать работу подчиненных и повышать ее эффективность.
Исполнитель, используя SwiftDoc, будет способен:
лучше спланировать свое рабочее время;
оперативно реагировать на приоритетные поручения;
оперативно информировать руководство о причинах, мешающих исполнению поручения.
Преимущества:
возможность максимальной адаптации системы под ваши задачи;
возможность работы с большим количеством рабочих мест и учетных данных, включая электронный архив;
возможность разграничения прав доступа на любом уровне;
web-интерфейс для исполнителей и руководителя;
удаленное администрирование и поддержка;
постоянное обновление системы, разработка нового функционала, предложение новых решений.
