Входящие документы X

Материал из SwiftdocWiki
Перейти к: навигация, поиск

К этому типу документов относятся любые входящие документов от других контрагентов. Дополнительно имеет информацию об адресе отправителя и связанных с документом поручениях. Входящий документ может быть ответом на исходящий.

Заголовок[править]

  1. Номер документа задается автоматически. В случае наличия префикса документа, он будет записан перед номером документа.
  2. Дата регистрации документа от задается автоматически и совпадает со временем создания документа. В случае необходимости можно поменять вручную, но в истории создания документа все равно будет отображено фактическое время создания документа.
  3. Поле статус берет свои значения из соответствующего справочника.
  4. Флаг на контроле устанавливается в случае необходимости проверки документа проверяющим, указанным в поле проверяющий подтаблицы ответственные.
  5. Флаг замок замораживает состояние полей. Разблокировать документ сможет только пользователь с соответствующими правами.
  6. Флаг завершен указывает на то, что все более действий с документов совершено не будет и при соответствующем фильтре документ не будет отображен..
  7. Поле наименование задается автоматически.
  8. Поле ответственный задается автоматически и совпадает с именем пользователя, зарегистрировавшим документ. Дальнейшая информация для документа берется из информации ответственного.
  9. Поле состояние задается автоматически и отображает, что документ был создан.
  10. Поле ответ на является или ссылкой на другой документ или типом, взятым из справочника. В случае первого имеется возможность перехода между документами с помощью кнопки переход

Инфо[править]

Основное[править]

Блок Основное:

  1. Поле Предприятие отображает организацию, к которой направлен документ. В случае если организация — единственная, то выбор происходит автоматически.
  2. Поле Подразделение отображает подразделение, к которому адресован документ. По-умолчанию совпадает с подразделением ответственного.
  3. Поле Содержание подробное описание регистрируемого входящего документа, произвольный текст, возможно выбрать из справочника Стандартные тексты.
  4. Поле Комментарий произвольный текст, возможно выбрать из справочника Стандартные тексты.
  5. Поле План плановая дата завершения работы по документу.
  6. Поле Факт фактическая дата завершения работы по документу.
  7. Поле Контрагент выбор из справочника Контрагенты.
  8. Поле Контактное лицо выбор из справочника Сотрудники контрагента
  9. Поле email заполняется автоматически после выбора контактного лица.
  10. Поле телефон заполняется автоматически после выбора контактного лица.

Ответственные[править]

Блок Ответственные:

  1. Поле Руководитель заполняется автоматически и соответствует руководителю отдела, в котором трудится зарегистрировавший документ, если руководитель отдела не указан, то берется руководитель предприятия. Можно выбрать из картотеки Сотрудники.
  2. Поле Проверяющий заполняется автоматически и соответствует руководителю отдела, в котором трудится зарегистрировавший документ, если руководитель отдела не указан, то берется руководитель предприятия. Можно выбрать из картотеки Сотрудники.
  3. Поле Кабинет.
  4. Поле Вид доставки.

Параметры[править]

Блок Параметры:

  1. Поле Дело — выбор из справочника Номенклатура дел, где индекс дела используется для нумерации документов: индекс дела + номер по порядку в рамках текущего дела.
  2. Поле Направление деятельности — выбор из справочника Виды деятельности.
  3. Поле Категория — выбор из выпадающего списка.
  4. Поле Гриф доступа — определяет видимость документа. При этом несмотря на выбранный гриф пользователь, зарегистрировавший документ пользователь сможет видеть документ в любом случае.
  5. Поле Важность — определяется автоматически после выбора Дело. Вручную изменить нельзя.
  6. Поле Приоритет — устанавливается автоматически. Вручную изменить нельзя.

Дополнительно[править]

  1. Почтовый номер.
  2. Почтовая дата.
  3. Исходящий номер.
  4. Исходящая дата.
  5. Кто подписал.
  6. Телефон подписавшего.
  7. Примечание.

Файлы[править]

  1. Первое поле показывает нумерацию файла внутри подтаблицы. Задается автоматически. Изменить вручную нельзя.
  2. Поле Имя файла показывает краткое имя добавленного файла.
  3. Кнопка со стрелочкой позволяет перейти к информации о файле.
  4. Поле Версия отображает текущую версию файла. Вычисляется автоматически. Изменить вручную нельзя.
  5. Кнопка с файлом открывает меню с возможными манипуляциями над файлом.
    1. Посмотреть версии — просмотр истории версий файла. В появившемся списке можно посмотреть информацию о файлах.
    2. Изменить файл позволяет добавить новый файл на место существующего. При этом изменится версия файла и старый файл сохранится в историю версий.
    3. Показать в папке открывает открывает директорию сохраненного файла, в случае с способом хранения ссылка и создает новый файл из его бинарного кода в случае с способами хранения каталог и информационная база
    4. Открыть вложение(файл) позволяет открыть файл для чтения в случае с инф. база и каталог и для чтения и записи с ссылка
    5. Открыть в приложении аналогично Открыть с помощью... системы Windows
    6. Открыть в ссылку в браузере позволяет открыть ссылка в браузере, если файл был добавлен с помощью кнопки ссылка. Будет реализовано в версии Turbo 10.3
  6. Способ хранения определяется во время добавления файла и позже не изменяется, за исключения изменения файла, в этом случае можно задать новый способ хранения.
  7. Группа хранения группирует файлы под одной иерархией
  8. Общий делает возможным отображения файла во всех связанных документах.
  9. Размер показывает размер файла в байтах
  10. Дата модификации отображает дату последнего изменения физического файла в системе

Вкладка Атрибуты[править]

В этой вкладке находятся различные атрибуты, определенные пользователем.

  1. Справочные. Сначала происходит выбор атрибута из картотеки Атрибуты документа, затем происходит из картотеки Значения атрибута
  2. Строчные. Выбор атрибута происходит из картотеки Атрибуты документа, значение задается пользователем
  3. Числовые. Выбор атрибута происходит из картотеки Атрибуты документа, значение задается пользователем

Вкладка Обсуждение[править]

В этой вкладке возможно обсудить что-нибудь со всеми людьми, связанными с существующим документом (Руководители, ответственные, люди указанные в документе на согласование).

Что бы отправить сообщение нужно выбрать получателя сообщение в списке Кому. Ввести сообщение. Если пользователь хочет, чтобы получатель был уведомлен о сообщении, то нужно убедиться, что галочка в поле Уведомить активна. Нажать кнопку Отправить.

В таблице приведена история отправленных сообщений. Изменения в нее не вносятся.

Вкладка История документа[править]

В секции Отслеживание оригинала документа находится история изменений с бумажной копией документа. В ней должны фиксироваться такие данные как:

  1. Дата и время, когда документ был взят.
  2. Имя и должность сотрудника, взявшего документ. Должность заполняется автоматически.
  3. Флаг, обозначающий то, был ли взят оригинал документа или копия.
  4. Номер взятой копии, если флаг оригинала отсутствует
  5. Количество страниц в документе
  6. Спланированный срок возврата документа
  7. Флаг, указывающий был ли возвращен документ
  8. Фактическая дата возврата документа
  9. Комментарий к документу

В секции истории смены состояния отслеживается изменения поля Состояний заголовке документа. Позиции в таблице изменяются автоматически, за исключением поля Примечание, которое можно редактировать вручную.

Вкладка Наблюдатели[править]

Люди в таблице Наблюдатели могут просматривать документ не зависимо от грифа доступа. Выбор происходит из списка физических лиц картотеки Субъекты

Поручения[править]

Содержит отфильтрованную картотеку Поручения, позволяя работать с документами-поручениями для выбранного документа.